Thủ thuật Office
Cách tạo mục lục tự động trong Word cho báo cáo, luận văn
Báo cáo thực tập, tiểu luận hay luận văn dài vài chục trang đều cần mục lục. Gõ tay rất mất công và sai số trang ngay khi sửa bài. Bài này hướng dẫn tạo mục lục tự động trong Word: đặt đầu đề cho các mục, chèn mục lục, cập nhật số trang, tùy chỉnh cho đúng quy định trình bày và sửa các lỗi hay gặp. Áp dụng cho Word trong Office 2016, 2019, 2021, 2024 và Office 365 trên Windows. Tên nút ghi cả tiếng Anh và tiếng Việt theo trang hỗ trợ của Microsoft.
Tóm tắt nhanh
- Bước 1: gán kiểu Heading 1 (Đầu đề 1) cho tên chương, Heading 2 (Đầu đề 2) cho mục con, ở thẻ Home (Trang đầu) › Styles (Kiểu). Phím tắt: Ctrl + Alt + 1, 2, 3.
- Bước 2: đặt con trỏ vào chỗ cần mục lục, chọn References (Tham chiếu) › Table of Contents (Mục lục) › một kiểu Automatic Table (Bảng Tự động).
- Bước 3: sửa bài xong, chọn References (Tham chiếu) › Update Table (Cập nhật Bảng) › Update entire table (Cập nhật toàn bộ bảng).
- Mục lục thiếu mục nào thì mục đó chưa được gán kiểu đầu đề.
1. Đặt đầu đề cho các chương, mục
Word dựng mục lục từ các đoạn được gán kiểu đầu đề. Đây là bước quan trọng nhất: theo Microsoft, mục lục bị thiếu mục thường là do tiêu đề đó chưa được định dạng là đầu đề.
- Bôi đen tên chương, ví dụ CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN.
- Ở thẻ Home (Trang đầu), nhóm Styles (Kiểu), chọn Heading 1 (Đầu đề 1). Không thấy kiểu này thì bấm mũi tên ở góc phải nhóm Styles (Kiểu) để mở thêm.
- Làm tương tự cho mục con: Heading 2 (Đầu đề 2) cho mục 1.1, 1.2; Heading 3 (Đầu đề 3) cho mục 1.1.1.
- Phần nội dung giữ kiểu Normal (Thường).
| Phím tắt | Tác dụng |
|---|---|
Ctrl + Alt + 1 | Gán Heading 1 (Đầu đề 1) |
Ctrl + Alt + 2 | Gán Heading 2 (Đầu đề 2) |
Ctrl + Alt + 3 | Gán Heading 3 (Đầu đề 3) |
Ctrl + Shift + N | Trả về kiểu Normal (Thường) |
Đổi kiểu chữ của đầu đề cho đúng quy định (ví dụ Times New Roman, cỡ 14, in đậm): định dạng một tiêu đề như ý muốn, bấm chuột phải vào Heading 1 (Đầu đề 1) trong nhóm Styles (Kiểu), chọn Update Heading 1 to Match Selection (Cập nhật Đầu đề để Khớp với Lựa chọn). Mọi tiêu đề cùng cấp đổi theo.
Kiểm tra nhanh: nhấn Ctrl + F để mở Navigation Pane (Ngăn Dẫn hướng), chọn thẻ Headings (Đầu đề). Danh sách ở đây chính là những gì sẽ vào mục lục. Bạn còn kéo thả để đổi thứ tự các mục ngay trong ngăn này. Lưu ý: đầu đề nằm trong bảng, hộp văn bản, đầu trang hay chân trang sẽ không hiện ở đây.
2. Cách tạo mục lục tự động trong Word
- Đặt con trỏ vào nơi muốn đặt mục lục, thường là trang ngay sau trang bìa. Nhấn Ctrl + Enter để ngắt sang trang mới nếu cần.
- Chọn thẻ References (Tham chiếu) › Table of Contents (Mục lục).
- Chọn một trong hai kiểu Automatic Table (Bảng Tự động) ở đầu danh sách. Word chèn mục lục kèm số trang.
- Giữ Ctrl rồi bấm vào một dòng trong mục lục để nhảy đến đúng mục đó, tiện khi rà lại bài.
Đừng chọn Manual Table (Mục lục Thủ công): kiểu này không lấy từ đầu đề và không tự cập nhật được, bạn sẽ phải gõ tay toàn bộ.
3. Cập nhật mục lục sau khi sửa bài
Mục lục không tự đổi khi bạn thêm chương hay khi số trang thay đổi. Trước khi nộp hoặc in, luôn cập nhật lại:
- Chọn References (Tham chiếu) › Update Table (Cập nhật Bảng). Hoặc bấm chuột phải vào mục lục, chọn Update Field (Cập nhật Trường), hoặc bấm vào mục lục rồi nhấn F9.
- Chọn Update page numbers only (Chỉ cập nhật số trang) nếu chỉ số trang thay đổi, hoặc Update entire table (Cập nhật toàn bộ bảng) nếu bạn đã thêm, xóa hay đổi tên mục.
- Chọn OK.
Lưu ý: “Chỉ cập nhật số trang” không thêm được mục mới. Nếu mục lục vẫn thiếu chương vừa viết, chọn “Cập nhật toàn bộ bảng”. Muốn cập nhật mọi trường trong bài một lần (mục lục, danh mục hình, bảng), nhấn Ctrl + A rồi F9.
4. Tùy chỉnh mục lục: số cấp, dấu chấm, phông chữ
Chọn References (Tham chiếu) › Table of Contents (Mục lục) › Custom Table of Contents (Mục lục Tùy chỉnh). Hộp thoại có các tùy chọn:
| Tùy chọn | Dùng để |
|---|---|
| Show levels (Hiển thị mức) | Chọn số cấp đầu đề hiện trong mục lục, ví dụ 3 để hiện đến mục 1.1.1 |
| Tab leader (Đường chỉ dẫn tab) | Chọn dấu chấm, gạch hay đường liền nối tên mục với số trang |
| Show page numbers (Hiển thị số trang), Right align page numbers (Số trang căn phải) | Bật số trang và căn số trang thẳng lề phải |
| Formats (Định dạng) | Chọn kiểu trình bày có sẵn; để From template (Từ mẫu) nếu muốn tự sửa phông chữ |
| Modify (Sửa đổi) | Sửa phông, cỡ chữ, khoảng cách của từng cấp trong mục lục |
Đổi phông chữ của mục lục: trong Custom Table of Contents (Mục lục Tùy chỉnh), để Formats (Định dạng) là From template (Từ mẫu), chọn Modify (Sửa đổi). Chọn từng cấp trong danh sách, bấm Modify (Sửa đổi) lần nữa để mở hộp thoại Modify Style (Sửa đổi kiểu), chỉnh phông và cỡ chữ rồi OK. Nếu nút Modify (Sửa đổi) bị mờ, nghĩa là Formats (Định dạng) chưa đặt là From template (Từ mẫu).
5. Mẹo trình bày mục lục cho báo cáo, luận văn
- Đánh số chương trong chính tiêu đề (CHƯƠNG 1, 1.1, 1.2) để mục lục hiện đúng số chương. Gán Heading cho cả dòng tiêu đề, không gán cho đoạn văn bên dưới.
- Trang bìa không đánh số: bấm đúp vào chân trang của trang bìa, đánh dấu ô Different First Page (Trang đầu khác nhau), rồi xóa số trang ở trang bìa. Trong hộp thoại định dạng số trang (Format Page Numbers), đặt Start at (Bắt đầu tại) là 0 để trang sau bìa được đánh số 1.
- Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo cũng gán Heading 1 (Đầu đề 1) để chúng có mặt trong mục lục.
- Cập nhật toàn bộ mục lục lần cuối ngay trước khi xuất PDF hoặc in, vì số trang có thể đổi sau khi bạn chỉnh lề, chèn hình.
6. Lỗi thường gặp khi tạo mục lục trong Word
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Mục lục thiếu một số mục | Tiêu đề chưa gán kiểu đầu đề, hoặc nằm trong bảng, hộp văn bản | Gán Heading 1, 2, 3 cho tiêu đề rồi Update entire table (Cập nhật toàn bộ bảng) |
| Mục mới viết không hiện | Mới chọn Update page numbers only (Chỉ cập nhật số trang) | Cập nhật lại, chọn Update entire table (Cập nhật toàn bộ bảng) |
| Số trang trong mục lục bị sai | Đã sửa bài sau khi chèn mục lục | References (Tham chiếu) › Update Table (Cập nhật Bảng); nếu mục lục dài làm lệch trang, cập nhật thêm lần nữa |
Mục lục hiện thành { TOC \o "1-3" \h \z \u } | Word đang hiện mã trường thay cho kết quả | Nhấn Alt + F9 để chuyển lại; Shift + F9 chỉ đổi trường đang chọn |
| Dòng Error! Bookmark not defined. thay cho số trang | Trường tham chiếu tới một dấu trang (bookmark) đã bị xóa | Nhấn Ctrl + Z ngay để lấy lại nội dung cũ, rồi Update entire table (Cập nhật toàn bộ bảng) |
| Mục lục hiện quá nhiều hoặc quá ít cấp | Số cấp đang đặt không đúng | Custom Table of Contents (Mục lục Tùy chỉnh) › Show levels (Hiển thị mức) |
7. Cách xóa mục lục
Chọn References (Tham chiếu) › Table of Contents (Mục lục) › Remove Table of Contents (Loại bỏ Mục lục). Các đầu đề trong bài vẫn giữ nguyên, bạn có thể chèn lại mục lục kiểu khác bất cứ lúc nào.
Câu hỏi thường gặp về mục lục trong Word
Vì sao mục lục Word không hiện đủ các mục?
Các mục bị thiếu thường chưa được gán kiểu đầu đề. Bôi đen tiêu đề, chọn Heading 1 (Đầu đề 1) hoặc Heading 2 (Đầu đề 2) ở thẻ Home (Trang đầu) › Styles (Kiểu), rồi cập nhật mục lục bằng Update entire table (Cập nhật toàn bộ bảng).
Mục lục có tự cập nhật khi sửa bài không?
Không. Sau khi sửa bài, bạn chọn References (Tham chiếu) › Update Table (Cập nhật Bảng), hoặc bấm vào mục lục và nhấn F9. Bạn cũng có thể bật tùy chọn cập nhật trường trước khi in trong phần tùy chọn hiển thị của Word.
Làm sao để mục lục có dấu chấm nối đến số trang?
Chọn References (Tham chiếu) › Table of Contents (Mục lục) › Custom Table of Contents (Mục lục Tùy chỉnh), ở mục Tab leader (Đường chỉ dẫn tab) chọn kiểu dấu chấm, bật Right align page numbers (Số trang căn phải) rồi OK.
Mục lục hiện chữ TOC trong ngoặc nhọn là sao?
Word đang hiện mã trường thay cho kết quả. Nhấn Alt + F9 để chuyển lại hiển thị mục lục bình thường; Shift + F9 chỉ chuyển trường đang được chọn.
Cách tạo mục lục trong Word có giống nhau giữa các phiên bản không?
Gần như giống nhau trong Word của Office 2016, 2019, 2021, 2024 và Office 365 trên Windows: gán kiểu đầu đề, rồi chèn mục lục ở thẻ References (Tham chiếu). Word trên web có ít tùy chọn hơn, nên dùng bản cài trên máy khi làm luận văn.
Máy chưa có Word bản quyền thì dùng bản nào cho học tập?
Với học sinh, sinh viên, Office 2021 Home and Student có đủ Word, Excel, PowerPoint và dùng vĩnh viễn trên 1 máy; Office 365 dùng 12 tháng trên 1 thiết bị: máy tính Windows, Mac hoặc điện thoại. Xem so sánh tại Chọn bản Windows, Office.
Cần Word bản quyền?
Office cho học sinh, sinh viên
Office 2021 Home and Student, Office 2024 và Office 365 có đủ Word, Excel, PowerPoint. Nhận key qua email nhanh chóng, hỗ trợ kích hoạt miễn phí, bảo hành 12 tháng.
Nguồn tham khảo chính thức của Microsoft